Образец оформления новой формы справки о доходах и суммах налога физического лица

Общие требования к оформлению справки о доходах и суммах налога

Кто, когда и как составляет справку о доходах и суммах налога

Правила оформления справки о доходах и суммах налога физлица

Заполнение справок: пошаговая инструкция

Инструкция предполагает выполнение таких действий:

• Начинают с заполнения поля с названием «Признак». Если физическое лицо не удерживает доходы – ставят цифру 2. Например, если прибыль связана с рекламной акцией, тогда налогообложение не применяют. В других случаях используют единицу.
• Далее переходят к полю «Номер корректировки».
• Следует отдельно указывать код ИФНС, к которому относится плательщик. Его легко узнать на официальном сайте службы, если информация заранее неизвестна.
• ОКТМО – ещё один необходимый номер. Его тоже узнают на официальной странице ИФНС. Либо допускается посещать ближайшее отделение налоговой службы.
• В поле налоговый агент пишут наименование организации, если она выполняет нужную функцию. Поля ИНН и КПП заполняют. В случае с ИП проставляют Ф. И. О., ИНН.
• Переходят к Ф. И. О. самого работника. Латинские буквы используют для иностранцев. Чем ближе сведения к оригиналу – тем лучше.
• Поле со статусом плательщика заполняют новыми кодами, принятыми недавно.
• Код страны указывают в поле, посвящённом вопросам гражданства. Главное – изучать последнюю версию общероссийского классификатора.
• Далее заполняют поле с описанием документа, удостоверяющего личность. Для паспорта ставят цифру 21.
• Адрес места жительства, код места проживания идут следующими.
• Заполняют таблице с доходами, облагаемыми налогами. Шапка заполняется текущей ставкой, потом каждый вид дохода считают отдельно.
• После заполняют таблицу, посвящённую вычету.
• В следующей таблице вычеты суммируются с доходами.

Большинство граф выполнено так, чтобы любому гражданину было понятно, как и что писать.

Как правильно ее заполнить — образец заполнения для работника

Справка состоит из 5 разделов, в каждом из которых содержится необходимая информация.

Разберем заполнение формы по шагам:

Начинается оформление с указания года, за который справка выдается, и даты выдачи.

Раздел 1 содержит сведения о налоговом агенте, осуществившем в указанном налогом периоде выплаты в пользу работника.

Заполняется:

• код по ОКТМО;
• телефон для контактов;
• ИНН организации или ИП;
• КПП для организаций (ИП его не указывают);
• наименование налогового агента в сокращенном виде в соответствии с уставными документами (ИП указывает свои ФИО).

Раздел 2 отражает информацию о физическом лице, которому оформляется справка о доходах.

Заполнению подлежат:

1. ИНН гражданина в соответствии с выданным ему свидетельством;
2. Фамилия, имя и отчество полностью без сокращений;
3. Статус плательщика налога:

• 1 — резидент РФ;
• 2 — нерезидент РФ;
• 3 — специалист высокой квалификации, не являющийся резидентом РФ;
• 4 — нерезидент РФ, являющийся участником программы по переселению в страну зарубежных соотечественников;
• 5 — нерезидент РФ, получивший статус беженца;
• 6 — иностранец, работающий на территории страны по патенту.

1. Дата рождения;
2. Код страны гражданства (проставляется в соответствии с ОКСМ, для россиян – 643);
3. Код удостоверяющего личность документа:

• 21 – российский паспорт;
• 10 – иностранный паспорт.

1. Серия и номер удостоверения личности.

Раздел 3 заполняется в табличном виде, где содержатся данные о полученном доходе с разбивкой по кодам и месяцам, а также код и сумма необлагаемого налогом вычета. Принцип заполнения подчиняется хронологии. В форме указывается ставка налога, по которой исчисляется расчет НДФЛ с указанного дохода — 13%.

Приведем самые распространенные из них:

Пример. Ежемесячная начисленная заработная плата работнику составляет 32500 руб. Размер премии составляет 5200 руб. Очередной отпуск был в июне, за него начислено 30260 руб. В справке 2-НДФЛ сотрудника будут содержаться коды выплат 2000 (зарплата), 2002 (премия), 2012 (отпуск).

В раздел 4 вынесены коды и суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые предоставляются работнику по месту работы.

Самые распространенные коды вычетов:

Например, стандартный вычет для сотрудника на троих несовершеннолетних детей (до 18 лет) в 2021 году предоставлен по кодам 126, 127, 128. Он действовал до октября, пока доход не достиг лимита, установленного в размер 350 тысяч рублей. Раздел 4 справки 2-НДФЛ содержит суммы вычетов за 2021 год: на первого и второго ребенка по 12600 рублей (1400 руб. × 9 месяцев), на третьего – 27000 рублей (3000 руб. × 9 месяцев).

Разделе 5. Итоговые показатели суммы дохода суммируются и заносятся в таблицу. Далее определяется налоговая база и заносятся сведения о налоге:

• ОСД — исчисленная сумма за весь период;
• НБ — удержанная из дохода (НБ = ОСД — вычеты);
• сумма перечисленного НДФЛ в бюджет (∑ = НБ — 13%).

Если в течение указанного периода имели место случаи излишне удержанной суммы налога или не удержанной, то эти данные заносятся в соответствующие графы таблицы.

Справка подписывается представителем налогового агента. Обычно это работник бухгалтерии, который ее составил. Допускается подписание самим руководителем. В соответствующем поле прописывается ФИО представителя и его личная подпись.

Как заполнить справку, если доходы работника облагались по разным ставкам?

Если в течение налогового периода присутствовали доходы, которые облагаются разными ставками НДФЛ (13, 15, 30 и 35%), то разделы 3-5 заполняются отдельно по каждой из них. Поскольку все сведения должны быть отражены в одной справке, то они могут не поместиться в одином листе. В этом случае данные переносятся на второй лист, где:

в заголовке будет содержаться номер страницы;

• 1-2 разделы не заполняется;
• 3-5 разделы заполняются аналогично первому листу с обязательным подписанием каждой из листов формы.

Возврат излишне удержанного НДФЛ

Теперь перейдем к практическим вопросам заполнения новой формы 2-НДФЛ. Начнем с вопроса о том, как отразить в справке излишне удержанные суммы налога, которые были возвращены физлицу в течение года. Такая ситуация может возникнуть из-за ошибок, допущенных налоговым агентом, и по другим причинам. Так, работодатель обязан вернуть НДФЛ сотруднику, который принес уведомление, подтверждающее право на имущественный вычет (возвращается налог, удержанный с начала года; подробнее см. «Работник обратился за получением имущественного или социального вычета по месту работы: что должен сделать бухгалтер»). Также право на возврат налога имеют иностранцы, работающие по патенту (возвращается налог, удержанный с момента приема на работу, до момента получения от ИФНС подтверждения права на зачет авансовых платежей).

Независимо от основания возврата НДФЛ, у налоговых агентов возникает один и тот же вопрос: как правильно заполнить раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода» справки 2-НДФЛ по этим сотрудникам? Указывать ли возвращенный налог в составе удержанных и перечисленных сумм?

Чтобы ответить на эти вопросы, проанализируем общие положения Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ. Так, в пункте 1.2 этого Порядка сказано, что справка 2-НДФЛ составляется налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета. При этом сама форма справки содержит поле для указания даты ее составления. Совместив эти два положения, получим следующее правило: все показатели справки 2-НДФЛ формируются на основании данных регистров налогового учета, определенных на дату, указанную в поле «дата» этой справки.

Теперь применим это правило к нашей ситуации. Если справка о доходах составляется после фактического возврата налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ, то все показатели в ней нужно отражать с учетом произведенных корректировок. А значит, в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» раздела 2 справки сумма НДФЛ, возвращенная налогоплательщику, не указывается. Другими словами, после того, как налог возвращен физлицу, для целей составления справки 2-НДФЛ эта сумма уже не считается удержанной и перечисленной. Если же справка о доходах заполняется до момента перечисления налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ, то соответствующую сумму необходимо учесть при формировании показателей по полям «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Также эту сумму следует отразить в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» раздела 2 справки. А уже после возврата НДФЛ налогоплательщику работодатель должен будет представить уточненную справку о доходах. Отметим, что в части представления «уточненок» правила не поменялись, поэтому можно руководствоваться прежними разъяснениями чиновников (письмо ФНС России от 13.09.12 № АС-4-3/15317; см. «ФНС разъяснила, как заполнить уточненную справку 2-НДФЛ в случае возврата бывшему работнику излишне удержанного налога»).

Вести учет НДФЛ в веб‑сервисе, формировать и сдавать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Информация для юридических лиц и ИП

Наниматели из числа организаций или ИП должны ежегодно подавать в ИФНС по месту нахождения данные о суммах начисленной зарплаты и удержанного налога с расшифровкой по каждому получателю и месяцам выплаты (2-НДФЛ). Сделать это необходимо не позднее 1 марта года, следующего за расчетным. Данная форма сдается исключительно в налоговую и на руки сотрудникам не выдается. Сообщение о размере перечисленного агентом подоходного налога или о невозможности провести удержание отсылается получателю доходов по форме из Приложения 5.

Справка в ФНС: подача

Отчетность налогового агента подается в электронном или бумажном виде. Последний вариант доступен только тем, кто в течение года заключил трудовые или гражданско-правовые отношения не более чем с 10 физлицами.

При подаче 2-НДФЛ на бумаге пакет отчетности дополняется реестром всех предоставляемых экземпляров. Лицо, ответственное за прием отчетности должно провести предварительный контроль и проверить:

• наличие исправлений;
• полное заполнение всех основных реквизитов, признаков доходов и вычетов;
• наличие печати предприятия и подписей ответственных за заполнение лиц.

Те, у кого по итогам года получилось более чем 10 справок, должны подавать информацию с использованием телекоммуникационных каналов связи и квалифицированной ЭЦП.

Справки 2 НДФЛ по договорам ГПХ с физлицами

Отчетность о выплаченном заработке и удержанном НДФЛ подают не только за лиц, с которыми подписан трудовой договор. Если у субъекта предпринимательства есть гражданско-правовые отношения с физлицами, то информацию в ИФНС нужно представлять и по ним.

При этом вариантов может быть два:

• в отчетности указывается, какой размер подоходного удержан по каждому из договоров;
• в налоговую и получателю средств направляется сообщение о неудержании НДФЛ.

В последнем случае исполнитель обязан сам позаботиться о декларировании и уплате фискальных обязательств в бюджет.

Сроки сдачи

Проинформировать местное подразделение ФНС и получателя средств о сумме начисленного годового дохода и перечисленного в бюджет подоходного налога нужно до 1 марта года, следующего на отчетным, статьи 226 и 230 НК.

Штрафы

Несвоевременная сдача ежегодной 2-НДФЛ или ошибки при ее составлении будут наказываться финансово:

• по ст. 126 НК – по 200 рублей за каждую неподанную справку;
• по ст 15.6 КоАП – до 500 рублей на должностных лиц или ИП;
• по ст. 126.1 НК – по 500 рублей за каждую бумагу, содержащую ошибку, если ее не успел исправить сам налоговый агент.

Когда не надо сдавать

Подавать данные в ИФНС нет необходимости, если выплаты:

• • производились в адрес ИП;
  • не входят в перечень поступлений, облагаемых НДФЛ;
  • являются дивидендами для акционеров (участникам публично или непубличного АО);
  • произведены в рамках исполнения договора поручения либо комиссии;
  • носят характер материальной помощи или подарка, стоимостью не более 4000 рублей в год.

Наиболее распространенным кодом полученных доходов в справке 2-НДФЛ является 2000 (вознаграждение за исполнение трудовых обязанностей). Однако для каждого вида начисления и вычета предусматривается свое кодовое значение. Полный перечень видов поступлений и вычетов, а также таблица кодов с расшифровкой их значения приведен в Приказе ФНС № ММВ-7-11/387@.

Коды вычетов

alt: Коды вычетов для справки 2-НДФЛ 2020 год

Скачать Коды вычетов для справки 2-НДФЛ

• выплаченные доходы не облагаются подоходным – данные в ИФНС не подаются;
• фискальному агенту не удалось удержать НДФЛ при выплате (например, если она производилась в натуральном виде) – отчетность подается до 1 марта.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Два года назад у налоговых агентов появилась обязанность представлять в инспекцию Расчет по форме 6-НДФЛ . Он не заменил собой давно действующую форму отчетности по НДФЛ. И налоговые агенты, как и раньше, отчитываются по форме 2-НДФЛ . Напомним в нашей статье, что такое справка 2-НДФЛ и зачем она нужна.

Справка 2-НДФЛ

Форма действующей в настоящее время справки 2-НДФЛ была утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ . Справка содержит всю необходимую информацию о налогоплательщике и налоговом агенте, величине полученного дохода и удержанного налога и состоит из следующих разделов:

• данные о налоговом агенте;
• данные о физическом лице — получателе дохода;
• доходы, облагаемые по ставке __ %;
• стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты;
• общие суммы дохода и налога.

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ на примере ранее действовавшей формы можно посмотреть в нашем отдельном материале.

Справка 2-НДФЛ: зачем она нужна налоговому агенту

Налоговые агенты не позднее 1 апреля сообщают в свою налоговую инспекцию о доходах физлиц и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ за прошлый год по форме 2-НДФЛ (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ). Справки сдаются на каждое физлицо, получившее доходы.

По этой же форме налоговые агенты сообщают в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ, о сумме дохода и неудержанного с него налога. Сделать это нужно за истекший год не позднее 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Справка 2-НДФЛ: зачем она нужна физлицам

Физлица, получившие доход, могут запросить справки о полученных ими доходах и удержанном налоге с доходов по форме 2-НДФЛ у налогового агента, от которого получен доход, например, у работодателя. Выдать такие справки по заявлению физлиц налоговый агент обязан на основании п. 3 ст. 230 НК РФ. При этом работнику справку 2-НДФЛ работодатель должен выдать не позднее 3 рабочих дней со дня получения соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ). При увольнении работника такая справка выдается не позднее дня увольнения (абз. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Эти справки необходимы физлицу для заполнения налоговой декларации по форме 3-НДФЛ при получении налоговых вычетов (например, социального налогового вычета на лечение или имущественного налогового вычета при покупке квартиры).

Часто справки 2-НДФЛ требуются физлицам для представления в банк при подтверждении финансового состояния заемщика или созаемщика.

При этом справки могут быть выданы как за прошлые годы, так и за текущий год, который еще не закончился.

Зачем необходима

Справка 2-НДФЛ служит подтверждением заработка физического лица. Периодически документ требуется для предоставления в ряд организаций и учреждений.

Физическому лицу

Рядовой сотрудник при помощи справки 2-НДФЛ может получить кредит, оформить льготы на себя и своих несовершеннолетних детей, воспользоваться налоговым вычетом. Полный список ситуаций, при которых может потребоваться документ, приведен выше. Также стоит отметить, что справка поможет разобраться с корректным начислением доходов, их полнотой и объемов на рабочем месте. Указанные доходы являются облагаемой базой для начисления налогов. Кроме того, при расчете страховых взносов в ПФ и ФСС за основу берутся практически те же данные с наличием небольших нюансов.

Индивидуальному предпринимателю

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ может быть составлена только при возможности исчисления подоходного налога, который удерживается из зарплаты работников. При этом документ формирует не сам сотрудник, а работодатель, являющийся налоговым агентом. Особенности трудовой деятельности индивидуального предпринимателя не предполагают наличие работодателя. А составить справку на себя лично не будет корректным решением. ИП может получить 2-НДФЛ только при условии, что параллельно с ведением собственной деятельности трудоустроен еще и у другого работодателя.

Тем не менее, предприниматели часто сталкиваются с необходимостью предъявить справку по форме 2-НДФЛ, например, при оформлении кредитов. Стоит понимать, что это всего лишь стандартное требование банков. Обычно для ИП разрабатываются иные формы документов о доходах в произвольной форме. Также подтвердить наличие поступлений можно при помощи налоговых деклараций или специальной книги доходов и расходов.

Налоговому агенту

Работодатели, имеющие в штате наемных сотрудников, рассматриваются как налоговые агенты. Это значит, что они ответственны за удержание НДФЛ с заработной платы работников и перечисление налога в бюджет. Штрафы за просрочку платежей или неполное удержание также производятся за счет предприятия. Работодатели как налоговые агенты обязаны ежегодно отчитываться о налоговых удержаниях с доходов работников. С этими целями и предоставляются справки 2-НДФЛ. Как правило, величины исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет сумм налога по итогам года совпадают. Но в некоторых ситуациях удержать НДФЛ в полном объеме не удается. В таких случаях за работником образуется долг перед бюджетом, о чем также нужно известить налоговую инспекцию.

Пенсионерам

Пенсионные выплаты подоходным налогом не облагаются. Поэтому формирование справки НДФЛ на этих условиях невозможно. Так же, как и в случае с предпринимателями, пенсионеры могут предоставить справки о доходах, только если официально трудоустроены и получают заработную плату. Отдельно следует сказать о людях, получающих выплаты от негосударственных пенсионных фондов.

Подобные виды пенсионного обеспечения НДФЛ облагаются. Люди, получающие пенсии за счет средств НПФ, могут получить справку 2-НДФЛ по месту нахождения местного отделения НПФ. НК РФ не рассматривает пенсии как налогооблагаемую базу, только если они начислены за счет государственного ПФ. Подтвердить доходы людям пенсионного возраста можно при помощи справок из ПФ. Также могут учитываться и другие источники заработка, например, предпринимательская деятельность, сдача квартир в аренду.

Как получить справку о доходах ИП

Обычно работающие граждане представляют по месту запроса справку формы 2-НДФЛ от работодателя. Для ИП такой вариант возможен, только если он работает на кого-либо по трудовому договору, получая заработок, облагаемый НДФЛ. Оформить такой документ в отношении своих предпринимательских доходов сам себе ИП не вправе, а утвержденной формы справки о доходах ИП не существует. Так что же можно предпринять?

Если требуется справка о доходах ИП для банка

Большинство финансовых организаций готовы рассматривать другие достоверные источники, содержащие необходимые сведения для кредита, вместо справки о доходах для ИП. Желательно предварительно уточнить в банке, возможно ли подтверждение данных иными документами.

Что можно представить вместо справки о доходах ИП:

• Для ИП на ОСНО — копию декларации 3-НДФЛ, принятой ИФНС. Для сведений о доходах текущего года – копию «Книги учета доходов и расходов ИП» (утв. Приказом Минфина от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 с изм. от 19.06.2017).
• «Упрощенцы» представляют за прошедший год копию декларации по УСН, а за текущий период – копию КУДиР (утв. Приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н в ред. от 07.12.2016).
• ИП на патенте – копию патента и «Книгу учета доходов» (утв. Приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).
• Лицам, применяющим ЕНВД, сложнее – ежеквартальная декларация их реальные доходы не подтверждает, а отдельного регистра, в котором нужно вести учет, нет. Можно предложить банку для рассмотрения самостоятельно разработанный документ, учитывающий всю выручку и расходы, с приложением копий первичных документов. К примеру, по безналичным расчетам – банковские выписки, по наличным – распечатки данных о выручке из личного кабинета ОФД.
• ИП, перешедшие на уплату налога на профдоход (самозанятые), могут сформировать справку о доходах за отчетный год в мобильном приложении «Мой налог».

Если банк не устроят предложенные варианты, придется выписывать справку от своего имени.

Как сделать справку о доходах ИП самостоятельно

Так как в законодательстве нет обязательного для применения бланка, составляется справка о доходах ИП в свободной форме. Можно заранее узнать о требованиях к подобным справкам в той организации, куда будет представлен заполненный документ. В справке рекомендуется прописать реквизиты, обязательные для первичной документации (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• название документа;
• дату;
• фамилию, имя, отчество ИП, выписывающего справку;
• содержание факта (величина дохода) с указанием единиц измерения (рубли);
• должности и подписи лиц, визирующих документ (достаточно подписи самого предпринимателя).

В законе говорится об учетных документах, но данные правила применимы и к справкам произвольной формы. Для подтверждения дохода за весь требуемый период времени обычно составляется один документ (например, справка о доходах за период 2017-2019 гг.), выписывать справку о доходе по отдельности за каждый календарный год не стоит, если этого не требует сторона, запрашивающая документ.

Как может выглядеть заполненная справка о доходах ИП, образец ее приведем ниже.

Подписывает справку сам ИП. Если предпринимателем принято на работу лицо, выполняющее обязанности бухгалтера (или главного бухгалтера), то дополнительно в документе может расписаться и этот сотрудник.