Акт приема передачи документов

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не

оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести

Но порядок в делах всё же нужно будет навести

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

• книги;
• карточки;
• свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Правила составления

Единая форма акта приема-передачи документов не установлена. Однако несмотря на это, существуют различные правила составления этого бланка. Игнорирование этих правил может привести к потере юридической силы, что подразумевает недействительность акта как доказательство факта передачи файлов между двумя компаниями

Именно поэтому, необходимо подойти с повышенным вниманием к вопросу разработки приемопередаточного акта

В первую очередь рассматриваемый документ должен иметь правильное название. Далее следует указать дату и место составления бумаг. После этого в бланке указываются реквизиты предприятия выступающего в качестве стороны, передающей важные бумаги. Затем следует указать должностное лицо, в чьи обязанности входит оформление акта. Здесь указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы.

Далее указывается информация о получателе пакета документов. В случае с юридическими лицами следует указать не только наименование предприятия, но и форму собственности. Далее необходимо привести сведения о лице в чьи обязанности входит получение и обработка входящей документации

Здесь очень важно привести фамилию и инициалы работника, а также упомянуть занимаемую им должность

Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах

После того, как будут указаны все вышеперечисленные сведения, приводится таблица, содержащая в себе данные о переданных файлах. Здесь необходимо указать наименования бумаг, их регистрационные номера, а также форму и дату составления. После этого, в документе ставится подпись передающей стороны

Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк составляется в двух экземплярах, которые передаются получателю

После проверки наличия всей перечисленной документации в акте, должностное лицо, выступающее в качестве получателя, ставит свою подпись на обоих бланках. Один из бланков остается у принимающей стороны, а второй отдается обратно фирме, что отправила документы. Для того чтобы заполненный бланк получил юридическую значимость, помимо подписи должностных лиц должны присутствовать фирменные печати предприятия.

В том случае, когда рассматриваемые бумаги составляются между физическими лицами, необходимо указать данные из паспорта каждой стороны. Эта информация указывается вместо реквизитов организаций. В данной ситуации достаточно лишь подписи сторон, поскольку печать у физических лиц отсутствует

Важно обратить внимание на то, что при передаче оригинальных бумаг, необходимо зафиксировать этот факт на страницах акта. При порче или утери этих документов, акт приема-передачи может выступить в качестве основного документа для разрешения конфликта при помощи суда. Так как существует определенный процент риска развития подобной ситуации, многие юристы рекомендуют сделать копии с оригинальных документов

Так как существует определенный процент риска развития подобной ситуации, многие юристы рекомендуют сделать копии с оригинальных документов.

Акт приема-передачи документов, образец:

«Акт приема-передачи документов город Саратов 14 марта 2018 года

ИП «МегаСвет» в лице Соколовского Артема Михайловича, с одной стороны передал, а ОАО «Полет» в лице Орловой Татьяны Ивановны, с другой стороны, приняла следующие документы:

№	Название документа	Дата составления	Регистрационный номер	Форма	Количество листов
1	Соглашение об оказании услуг	13.02.2018	12/а	Копия	10
2	Счет-фактура	10.01.2018	15/б	Оригинал	1

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны:

Передал документы: Соколовский А.М Соколовский

Приняла документы: Орлова Т.И Орлова».

Образец акта приема-передачи документов другому лицу имеет точно такую же форму, однако вместо формы и названия организаций, указываются паспортные данные обеих сторон.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

    ___________________________________________________, именуем__

        (полное наименование организации-продавца)

в дальнейшем "Продавец", в лице _________________________________,

действующего на основании _______________________, с одной стороны

и _____________________________________________________, именуем__

      (полное наименование организации-покупателя)

в дальнейшем "Покупатель", в лице _______________________________,

действующего на основании ______________________, с другой стороны

заключили настоящее Приложение к договору N ____ от "___"_________

___ г. о нижеследующем:

    1. В соответствии с п. 1.1 Договора N ___ от "__"______ ___ г.

Продавец   передает,   а  Покупатель  принимает  Товар  следующего

ассортимента и количества:

    - ___________________________________________________________;

    - ___________________________________________________________;

    - ___________________________________________________________.

    2.  Претензий  по  качеству  и количеству Товара Покупатель не

имеет.

    Продавец: ____________________________________________________

    Покупатель: __________________________________________________

    Подпись Продавца:                _______________/_____________

    Подпись Покупателя:              _______________/_____________

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Акт: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
• «Акт приема-передачи товара по количеству и качеству (приложение к договору купли-продажи товара)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Акт приема-передачи государственных ценных бумаг Министерству финансов Российской Федерации, выпущенных от имени Российской Федерации, номинальная стоимость которых указана в валюте Российской Федерации, обращенных в собственность государства
• Акт приема-передачи имущества, изъятого по делу об административном правонарушении, на ответственное хранение
• Акт приема-передачи вещественных доказательств на хранение в камеру хранения вещественных доказательств по делу об административном правонарушении
• Акт приема-передачи лесного участка в аренду (приложение к договору аренды лесного участка)
• Акт приема-передачи нежилого помещения (приложение к договору аренды нежилого помещения на территории городского поселения Рязановский Егорьевского муниципального района Московской области)
• Акт приема-передачи изъятых вещей на хранение по делам об административных правонарушениях, подведомственным пограничным органам
• Акт приема-передачи программно-технических средств государственной автоматизированной системы «Правосудие» в безвозмездное временное пользование. Форма N 10
• Акт приема-передачи в аренду недвижимого имущества (нежилого помещения, здания) сельского поселения Петровское Московской области (приложение к договору аренды арендодателя с балансодержателем недвижимого имущества сельского поселения Петровское Московской области)
• Акт приема-передачи в аренду недвижимого имущества (нежилого помещения, здания) сельского поселения Петровское Московской области (приложение к договору аренды недвижимого имущества сельского поселения Петровское Московской области)
• Акт приема-передачи в аренду имущества сельского поселения Петровское Московской области (приложение к договору аренды муниципального имущества сельского поселения Петровское Московской области)

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

• полноту и состав кадровых дел;
• порядок регистрации документов (журналы регистрации);
• систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
• программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

что входит в номенклатуру дел

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

• копий учредительных документов и Устава фирмы;
• штатного расписания;
• ПВТР и колдоговора;
• графика отпусков;
• ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
• графиков сменности;
• должностных инструкций;
• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
• личных карточек;
• личных дел;
• трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Составление акта при смене бухгалтера

Кроме управляющего, главбух также считается ответственным в любой компании. Если он рассчитывается, необходимо позаботиться о том, чтобы все бухгалтерские и финансовые документы были переданы новому сотруднику. Этот акт позволит новому главбуху понимать, с какой документацией ему придется иметь дело в будущем.

Как составить акт при смене бухгалтера

Нередко передаются дела и документы, относящиеся к документам строгой отчетности. Многие в таких ситуациях занимаются оформлением отдельного акта. Здесь фиксируются такие важные документы. Это же касается и тех ситуаций, когда осуществляется передача печати. Ее также рекомендуется оформлять новым актом. Достаточно часто бухгалтерские документы обладают высокой ценностью. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании. Ее члены проверяют наличие документов и правильность составления акта.

Образец

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности. Читать так же: Налог на прибыль организаций в 2021 году

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

• журналы;
• кассовые и годовые книги;
• печати и ключи от сейфов;
• налоговая и уставная документация;
• бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

• табели учета рабочего времени;
• трудовые книжки;
• графики отпусков;
• распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

• проектные решения;
• чертежи;
• протоколы совещаний;
• акты на скрытые работы;
• планы;
• нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

• распоряжение о материальной ответственности;
• положение о порядке приема-передачи дел;
• порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

• наименование компании;
• дата проведения;
• регистрационный номер;
• замечания (если возникают);
• личные данные участвующих лиц;
• отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

• дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
• проведение подробного пересчета материалов;
• выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями. Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст

402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
рядовые работники с материальной ответственностью.. Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня

В свое личное время они не обязаны этим заниматься

Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня. В свое личное время они не обязаны этим заниматься.

Заполняем реестр по форме ТОРГ-31

Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:

• Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
• Структурное подразделение.
• Вид деятельности компании.
• Номер документа и дату его составления.
• Отчетный период.

В табличной части нужно указывать такие данные:

• Название организации-поставщика.
• Ее код по ОКПО.
• Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
• Количество листов в документе.
• Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Различные примеры использования актов приема-передачи документации

Передача важных бумаг бухгалтерского отдела

В рассматриваемом примере, назначается комиссия, в задачу которой входит составление акта о приеме и передаче бухгалтерских бумаг. Необходимость сбора комиссии возникает при увольнении ведущего специалиста, в чьи должностные обязанности входило ведение документов. В этом случае используются фирменные бланки, установленные на предприятии. В рассматриваемом акте указываются документы, которые передаются уволенным — новому должностному лицу.

В данном случае, имеется специальная форма составления бланков. Сведения о передаваемых книгах учета и других бухгалтерских записях приводятся в виде таблицы. Главным требованием при заполнении акта является указание следующих сведений:

• дата составления акта;
• порядкового номера;
• название файлов.

Передача важных бумаг при назначении нового руководителя

В задачу главного бухгалтера и руководителя предприятия входит заверение первичных документов предприятия. При смене руководства — это право передается новому должностному лицу

Важно обратить внимание, что во время изменений в составе администрации предприятия очень важно поставить в известность учреждения, осуществляющие контроль над деятельностью компании. Помимо этого, необходимо уведомить банковское учреждение, обслуживающее фирму. Данное правило действует только в отношении государственных компаний, а частным предпринимателям оставляется право принятия самостоятельного решения

Данное правило действует только в отношении государственных компаний, а частным предпринимателям оставляется право принятия самостоятельного решения.

Акт передачи документов составляется согласно установленной форме, на фирменном бланке предприятия

Важно обратить внимание на то, что смена руководителя подразумевает возникновение различных вопросов, связанных с финансовым фондом компании. В этом случае, создается специальная комиссия, занимающаяся решением возникающих вопросов

Передача кадровых файлов

Бланк, свидетельствующий о передаче кадровых записей увольняющимся лицом, составляется по установленной законом форме. В данном документе должны содержаться такие параметры, как:

• порядковый номер;
• наименование файла;
• дата заполнения;
• количество листов в файле;
• примечания.

В случае с ситуациями потери личных дел сотрудников предприятия или отсутствия определенных записей, данные нюансы указываются в графе «примечания».

Любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ

Передача важных бумаг при назначении нового учредителя

Данный процесс имеет множество различных тонкостей и нюансов, связанных с передачей первичной документации. В первую очередь, должно быть назначено ответственное лицо, в чьи должностные обязанности будет входить перенос файлов. Далее выпускается приказ о сборе комиссии. В этом приказе следует указать четкий срок, необходимый для отправки документов. В процессе назначения нового учредителя, документ передается только лично.

Передача важных бумаг на государственное хранение

Многие предприятия часто передают информацию о своей деятельности государственным службам. Этот процесс подразумевает создание бланка, подтверждающего факт ценных сведений, о деятельности предприятия. Необходимость в подобных действиях возникает в случае реорганизационных мероприятий или ликвидации организации. Помимо этого, передавать документы в государственные службы необходимо по окончании периода хранения документов на территории предприятия.

В составленном акте должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование организации, что передает документы.
2. Название учреждения, принимающего файлы на хранение.

При утере важной документации, необходимо сделать соответствующую пометку в акте. В графе с примечаниями указываются сведения о порче или отсутствии документов либо отдельных страниц

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Как правильно составить передаточный акт в 2020 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

• Название свидетельства.
• Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
• Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
• Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

• № п/п.
• Наименование документа.
• Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.

1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

• Название, дата и место написания свидетельства передачи.
• Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
• Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
• Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
• Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
• В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Реестр передачи документов образец бланк

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

• название документа;
• место и дата его составления;
• наименование юридического лица;
• полное имя составителя самого акта
• полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
• непосредственно перечень документов;
• указание их регистрационного номера;
• подпись лица и печать компании при необходимости.

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.